Trong phần giải thích này, chúng ta sẽ thảo luận về nghi thức email và cách bạn sử dụng đúng chức năng cc . Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn nơi tìm hàm cc và phải làm gì với nó.
Hãy bắt đầu với những điều cơ bản. Trường “cc”, thường nằm ngay bên dưới trường “To” trong thư mới, cho phép bạn bao gồm những người nhận bên ngoài tùy chọn “To”. Nhưng các chữ cc đến từ đâu?
cc trong email là gì ?
Cc là viết tắt của carbon copy. Khi gửi email, cc cho phép bạn gửi một bản sao email của mình cho người không phải là người nhận được liệt kê trong trường “To”.
Trước khi có internet và liên lạc qua email, chúng tôi đã viết thư. Máy sao chép cũng không tồn tại trong những ngày đó. Để tạo một bản sao của một bức thư, người ta cần sử dụng giấy than. Giấy than được đặt giữa hai tờ giấy viết thư.
Trên tờ giấy viết thư trên cùng, bạn sẽ viết thư của mình. Giấy than giữa các mảnh giấy sẽ chuyển bản in bột màu lên tờ dưới cùng để tạo bản sao. Điều này được gọi là bản sao carbon —sau này được rút ngắn thành cc .
Ngày nay, một số người bắt đầu gọi cc là “courtesy copy” thay vì “bản sao carbon”. Cụm từ này phù hợp hơn với cách chúng ta sử dụng cc ngày nay, nhưng nó bỏ qua lịch sử trùng tên của cc .
Trong thời hiện đại, cc bắt chước mục đích của người tiền nhiệm bằng giấy, tương tự của nó. Chức năng cc trong email cho phép bạn gửi một bản sao chính xác của email của mình bằng kỹ thuật số tới một người khác không phải là đối tượng chính.
Khi nào cc trong email được sử dụng?
Mặc dù về mặt kỹ thuật , cc cung cấp chức năng giống như đưa nhiều người nhận vào trường “Tới”, nhưng có lý do chúng tôi sử dụng cc để thay thế. Đó là về nghi thức. “Trường tới” dành cho những người nhận chính email của bạn.
Ai nên được đưa vào trường cc của email?
Phần cc nên bao gồm bất kỳ ai không phải là người trực tiếp nhận email và bất kỳ ai không cần ẩn thông tin liên hệ của họ. Bạn có thể sử dụng cc để cập nhật thông tin cho các bên liên quan, giới thiệu một liên hệ mới, làm rõ rằng mọi người liên quan đã được thông báo hoặc gửi một bản sao email cho người giám sát của bạn.
Cc nên để dành cho người sau.
Bất kỳ ai cần xem email nhưng có thể không nhất thiết phải trả lời
Một người mới cần được giới thiệu hoặc sẽ thấy thông tin hữu ích
Một nhóm lớn những người đang làm việc trên cùng một dự án
Khi bạn gửi email cho ai đó, bạn không cần phải gửi địa chỉ cho họ trong lời chào email. Bắt đầu email bằng cách chỉ giải quyết những địa chỉ có trong trường “Tới”.
Khi nào bạn không nên sử dụng cc trong email
Cc rất hữu ích, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên sử dụng nó trong mọi tình huống. Hãy nhớ rằng, cc là về phép xã giao. Hãy suy nghĩ kỹ về việc thêm người vào trường cc .
Tránh sử dụng cc trong bất kỳ trường hợp nào sau đây:
Khi bạn đang gửi thông tin nhạy cảm
Khi bạn đang mong đợi một phản hồi từ người đó
Không có kiến thức hoặc sự đồng ý của người nhận chính
Bạn đang giới thiệu cho mọi người một thông điệp hoặc dự án không liên quan đến họ
Bạn đang sử dụng nó theo cách tích cực thụ động
Khi sử dụng cc , hãy suy nghĩ xem liệu mọi người trong danh sách cc có cần nhận tất cả thông tin bạn đưa vào email hay không.
Trong một email, cc hoạt động như thế nào?
Khi bạn cc ai đó trong email, họ sẽ nhận được một bản sao của email. Tất cả những người nhận trong chuỗi email đều có thể xem danh sách người nhận cc 'd. Đó là lý do tại sao bạn luôn phải biết hoặc được sự đồng ý của người nhận chính trước khi thêm người mới vào danh sách cc .
Bạn sẽ cần sử dụng chức năng bcc nếu bạn không muốn những người nhận email này hiển thị với tất cả người nhận.
Khi bao gồm người nhận cc , bạn cần nhấp vào “trả lời tất cả” để bao gồm mọi người trong các trường to , cc và bcc trong câu trả lời của bạn. Nếu không, câu trả lời của bạn sẽ chỉ được gửi đến những người được liệt kê trong trường đến .
Để phù hợp với nghi thức email, bạn không nên mong đợi người nhận cc sẽ trả lời. Người nhận Cc là những người sẽ xem email nhưng không nhất thiết phải thực hiện hành động hoặc trả lời email đó.
Tìm chức năng cc trong email ở đâu
Chức năng cc nằm ngay bên dưới trường to của nhà cung cấp email của bạn . Một số nhà cung cấp dịch vụ email, như Gmail, ẩn các trường cc và bcc . Bạn cần nhấp vào liên kết cc nhỏ, màu xám ở trên cùng bên phải của cửa sổ “Tin nhắn mới” để thêm danh sách cc của bạn .
Khi bạn nhấp vào “Soạn thư” ở đầu thanh menu Gmail ở phía bên trái màn hình, một cửa sổ sẽ bật lên để bạn có thể soạn thảo thư mới của mình.
Trong cửa sổ “Tin nhắn mới”, nhấp vào “Người nhận” và tùy chọn cc sẽ xuất hiện.
Nhấp vào cc và trường cc sẽ xuất hiện bên dưới trường to .
Đừng quên đọc lại email của bạn trước khi gửi đi!
Ví dụ về 5 cc trong email
Bạn biết cách sử dụng cc trong email, nhưng bạn vẫn có thể cảm thấy không chắc chắn. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng cc trong email của mình một cách chuyên nghiệp . Chúng tôi đã tập hợp năm tình huống mà bạn có thể cc cho ai đó ngoài đời thực.
1.Các dự án với một đội ngũ lớn
Nếu bạn đang làm việc với một nhóm lớn và không quản lý dự án bằng một ứng dụng bên ngoài, bạn có thể sẽ sử dụng email để liên lạc báo cáo tiến độ, cập nhật và các thông tin khác. Bạn có thể sử dụng cc để đảm bảo những cập nhật này được gửi tới mọi người đang làm việc trong dự án. Phương pháp này sử dụng nghi thức xã giao để báo hiệu cho nhóm rằng bạn không cần tất cả họ trả lời email của mình mà muốn họ tham gia vào vòng lặp.
2. yêu cầu cụ thể
Nếu người quản lý của bạn hoặc các bên liên quan đã yêu cầu được thông báo về các thông tin liên lạc cụ thể, bạn có thể cần gửi cc cho họ trên một số email của mình. Đây là tình huống và bạn sẽ nhận được yêu cầu nếu trường hợp này xảy ra.
3. giới thiệu
Cc có thể là một cách tuyệt vời để giới thiệu một người mới. Ví dụ: nếu bạn có đồng nghiệp mới hoặc người mới tiếp quản một dự án, bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi đã gửi thư cho người quản lý dự án mới của bạn, Javier. Trong tương lai, vui lòng gửi chúng vào email của bạn cho dự án này.”
4.Thu hút người mới tham gia
Nếu bạn đang thực hiện một dự án đang diễn ra và bạn đang mời ai đó mới tham gia dự án hoặc tham gia một cuộc thảo luận, bạn có thể gửi email cho họ trên một chuỗi email để họ có thể xem cuộc trò chuyện hoặc dự án đã diễn ra như thế nào.
5.giao tiếp chung
Ở một số văn phòng, bạn có thể chịu trách nhiệm phân phát biên bản cuộc họp, chương trình họp hoặc các tài liệu liên lạc chung khác. Nếu bạn chưa sử dụng nền tảng nhắn tin văn phòng hoặc hệ thống chia sẻ tài liệu, bạn có thể gửi những thứ này cho đồng nghiệp của mình bằng cách gửi cc cho họ trong email đính kèm những tài liệu này.
Cc trong email Câu hỏi thường gặp
cc trong email nghĩa là gì ?
Trong email, cc là viết tắt của carbon copy. Gửi cc cho ai đó trong email có nghĩa là gửi cho họ một bản sao.
Làm thế nào để cc trong một email hoạt động?
Khi bạn gửi email cho ai đó, họ sẽ nhận được một bản sao của email đó. Tất cả những người nhận email có thể xem danh sách những người nhận đã được thêm vào cc .
Khi nào bạn nên sử dụng cc trong email?
Bạn nên sử dụng cc trong email để lặp lại các bên liên quan, người tham gia mới và nhóm lớn những người cần xem email bạn đang gửi. Bạn cũng có thể sử dụng cc để giới thiệu đồng nghiệp mới, thêm người quản lý của mình vào chuỗi email quan trọng hoặc thông báo về một thay đổi quan trọng của dự án cho cả nhóm của bạn.
